FAQ

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

 

Über Virtuelle Assistenz im Allgemeinen

  • Was ist ein virtueller Assistent?

Eine virtuelle Assistenz ist eine Fachkraft, die aus der Ferne administrative, technische oder kreative Unterstützung für Kund*innen bietet. Diese Art der Unterstützung erfolgt typischerweise über digitale Kanäle, was bedeutet, dass die virtuelle Assistenz nicht physisch am Standort der Kund*innen anwesend ist. Stattdessen nutzen sie eine Vielzahl von digitalen Werkzeugen und Technologien, um ihre Aufgaben zu erfüllen und mit ihren Kund*innen zu kommunizieren.

  • Was sind die Aufgaben eines virtuellen Assistenten? 

Die Aufgaben einer virtuellen Assistenz können sehr vielfältig sein und hängen stark von den spezifischen Bedürfnissen der Kund*innen ab. Häufige Aufgaben umfassen die Verwaltung von Terminen und E-Mails, die Durchführung von Recherchen, die Dateneingabe, das Social-Media-Management, den Kund*innensupport, die Buchhaltung und sogar die Reiseplanung. Genauerer Informationen zu unseren Leistungen entnehmen Sie bitte unserer Leistungsübersicht

  • Was sind die Vorteile eines virtuellen Assistenten?

Ein virtueller Assistent spart Ihnen wertvolle Zeit und reduziert Kosten, da Sie nur für tatsächlich geleistete Arbeit zahlen. Sie profitieren von flexibler Unterstützung, die sich Ihrem Bedarf anpasst, und erhalten Zugang zu spezialisierten Fähigkeiten, ohne feste Mitarbeiter einstellen zu müssen. Dies steigert Ihre Effizienz und ermöglicht es Ihnen, sich voll auf Ihr Kerngeschäft zu konzentrieren.

  • Welche Qualifikationen hat ein virtueller Assistent?

Virtuelle Assistenten vereinen organisatorische, kommunikative und technische Fähigkeiten. Sie sind oft spezialisiert und bringen branchenspezifisches Wissen mit. Zuverlässigkeit, Flexibilität und Problemlösungskompetenz sind ebenso wichtig wie Diskretion und kontinuierliche Lernbereitschaft. Genauerer Informationen zu unseren Leistungen entnehmen Sie bitte unserer Leistungsübersicht

 

Zusammenarbeit mit VAxcellence

  • Wer ist VAxcellence?

Wir sind ein Unternehmen, das sich auf die Bereitstellung von virtuellen Assistenzdienstleistungen spezialisiert hat. Das bedeutet, dass VAxcellence Unternehmen, Selbständige und Einzelpersonen bei einer Vielzahl von Aufgaben unterstützt, ohne dass eine physische Präsenz erforderlich ist. Mehr über VAxcellence erfahren Sie in der Rubrik “Über uns”. Genauerer Informationen zu unseren Leistungen entnehmen Sie bitte unserer Leistungsübersicht

  • Wie funktioniert eine Zusammenarbeit mit VAxcellence?

Die Zusammenarbeit mit VAxcellence beginnt mit einem Erstgespräch, in dem Ihre Bedürfnisse analysiert werden. Anschließend erhalten Sie ein maßgeschneidertes Angebot. Nach dem Onboarding, bei dem Tools und Prozesse eingerichtet werden, übermitteln Sie Aufgaben und kommunizieren über bevorzugte Kanäle. Regelmäßige Berichte und flexible Anpassungen gewährleisten eine effiziente und transparente Zusammenarbeit, wobei Datenschutz und Vertraulichkeit stets gewährleistet sind.

  • Hab ich immer den gleichen virtuellen Assistenten (VA)?

Bei VAxcellence ist es unser Ziel, Ihnen eine persönliche und beständige Betreuung zu bieten, weshalb wir in der Regel einen festen virtuellen Assistenten zuweisen, der sich mit Ihren individuellen Bedürfnissen und Arbeitsabläufen vertraut macht. Dies ermöglicht eine reibungslose und effiziente Zusammenarbeit. Es kann jedoch vorkommen, dass mehrere virtuelle Assistenten an Ihrem Projekt arbeiten, insbesondere wenn spezialisierte Kenntnisse erforderlich sind oder umfangreiche Projekte anstehen. Auch bei Urlaub oder Krankheit Ihres Haupt-VAs stellen wir sicher, dass ein anderer Assistent einspringt, um eine kontinuierliche Unterstützung zu gewährleisten. In jedem Fall garantieren wir eine transparente Kommunikation und passen uns flexibel Ihren Anforderungen an.

  • Was sind die Vorteile bei VAxcellence?

Die Zusammenarbeit mit VAxcellence bietet eine Reihe von Vorteilen, die darauf abzielen, Ihre Effizienz zu steigern und Ihnen mehr Zeit für Ihr Kerngeschäft zu verschaffen. Hier sind die wichtigsten Vorteile im Überblick:

Zeitersparnis:

Durch die Auslagerung zeitaufwendiger Aufgaben an VAxcellence können Sie sich auf strategische Aufgaben und das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren.

Kostenersparnis:

Im Vergleich zur Einstellung eines festen Mitarbeiters sparen Sie Kosten für Gehälter, Sozialversicherungsbeiträge und Büroausstattung.Sie zahlen nur für die tatsächlich erbrachten Leistungen.

Flexibilität:

VAxcellence bietet flexible Lösungen, die sich an Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen. Sie können die Unterstützung je nach Bedarf skalieren oder anpassen.

Zugang zu Fachkompetenz:

Sie profitieren von der Expertise erfahrener virtueller Assistenten, die über spezialisierte Kenntnisse in verschiedenen Bereichen verfügen.

Effizienzsteigerung:

VAxcellence arbeitet mit modernen Tools und Technologien, um Prozesse zu optimieren und die Effizienz zu steigern.

Individuelle Betreuung:

VAxcellence legt großen Wert auf eine persönliche und kontinuierliche Betreuung, weshalb in den meisten fällen ein fester Virtueller Assistent zur verfügung gestellt wird.

Datenschutz und Vertraulichkeit:

VAxcellence gewährleistet den Schutz Ihrer Daten durch sichere Systeme und Prozesse. Alle Mitarbeiter sind zur Verschwiegenheit verpflichtet.

Zusammenfassend bietet VAxcellence eine professionelle, flexible und kosteneffiziente Lösung, um administrative und organisatorische Aufgaben zu bewältigen und sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens zu konzentrieren.

  • Was passiert wenn mein persönlicher VPA krank oder im Urlaub ist?

bei Urlaub oder Krankheit Ihres Haupt-VAs stellen wir sicher, dass ein anderer Assistent einspringt, um eine kontinuierliche Unterstützung zu gewährleisten. In jedem Fall garantieren wir eine transparente Kommunikation und passen uns flexibel Ihren Anforderungen an

  • Wie nehme ich Kontakt zu meinem virtuellen Assistenten auf?

Dies geschieht über die genannten und vereinbarten Kommunikationstools. In der Regel via Telefon, E-Mail oder Tools wie Teams, Google Meet, Zoom, Trello, etc.

  • Welche Aufgaben kann ich meiner virtuellen Assistenz übergeben?

Die an VAxcellence beauftragen Aufgaben werden vertraglich festgehalten. Ergänzungen dazu können als Vertragserweiterung oder neuen Vertrag ergänzt werden. Genauerer Informationen zu unseren Leistungen entnehmen Sie bitte unserer Leistungsübersicht

  • Kann ich meinen virtuellen Assistenten wechseln?

Ja, bei VAxcellence können Sie Ihren virtuellen Assistenten wechseln, wenn die Zusammenarbeit nicht Ihren Erwartungen entspricht. Wir legen Wert auf Ihre Zufriedenheit und bemühen uns, durch offene Kommunikation oder einen Wechsel eine optimale Lösung zu finden.

  • Welche Sicherheitsrichtlinien gelten bei VAxcellence?

Bei VAxcellence hat die Sicherheit Ihrer Daten höchste Priorität. Wir setzen auf strenge Verschwiegenheitsvereinbarungen, datenschutzkonforme Prozesse und sichere Datenübertragung, um Ihre Informationen zu schützen. Der Zugriff auf Ihre Daten ist durch strenge Kontrollen geregelt, regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen und sichere Datenspeicherung gewährleisten zusätzlichen Schutz. Wir fördern verschlüsselte Kommunikation und schulen unsere Mitarbeiter regelmäßig in Sicherheitsfragen. Durch klare Richtlinien und vertragliche Vereinbarungen stellen wir sicher, dass Ihre Daten umfassend geschützt sind.

  • Was kostet ein virtueller Assistent bei VAxcellence?

Das hängt ganz von den Aufgaben ab. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie in der Rubrik “Preise”.

  • Wie wird die Arbeitszeit gemessen und abgerechnet?

Wir messen die Arbeitszeit über ein digitales Tool und rechnen nach Aufwand und gemäß vertraglicher Vereinbarung ab. Dies kann je nach Projekt oder Aufgabenverteilung variieren.

  • Mit welchen Tools arbeitet VAxcellence?

Bei VAxcellence setzen wir auf eine breite Palette moderner Tools und Technologien, um eine effiziente und reibungslose Zusammenarbeit zu gewährleisten. Die genaue Auswahl der Tools richtet sich nach Ihren spezifischen Anforderungen und den jeweiligen Aufgabenbereichen. Hier sind einige der wichtigsten Kategorien und Beispiele für die von uns verwendeten Tools:

  • Office Anwendungen: MS Office (Word, Excel, Power Point, Outlook) 

  • Kommunikation: Zoom, Teams, Google Meet, Slack

  • Projektmanagement: Trello, auf Wunsch auch Asana

  • Passwortverwaltung: LastPass

  • Zeiterfassung: Toggl, ClickUp

  • Dateien bearbeiten & Teilen: Google Drive & Docs

  • Bildbearbeitung & Design: Canva

Unter anderem sind Kenntnisse von diversen ERP & CRM Systemen vorhanden, 

z.B. Oracle, SAP, Salesforce, HubSpot

 

Haben Sie noch weitere Fragen? Dann treten Sie gerne mit uns in Kontakt.